Op veiligheidsronde bij je collega’s

Nijmeegs ziekenhuis loopt voorop met intercollegiale check

Regelmatig is het ‘rondedag’ in het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis. Speciaal hiervoor opgeleide artsen en verpleegkundigen lopen in duo’s door het ziekenhuis om de collega’s van andere afdelingen te beoordelen op veilig werken. Een niet eerder vertoonde methode, met merkbaar succes.

Het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis (CWZ) in Nijmegen geeft op een heel eigen manier invulling aan het veiligheidsmanagementsysteem (VMS). In tegenstelling tot andere ziekenhuizen beoordelen als auditor opgeleide artsen, verpleegkundigen en andere medewerkers het veilig werken én de persoonlijke veiligheid van de collega’s op andere afdelingen door middel van checklists. Ze koppelen de resultaten in de meeste gevallen al binnen 24 uur terug naar de betrokken afdelingen. Door de laagdrempelige opzet van de rondes en de intercollegiale uitwisseling van ‘best practices’ ontstaat een cultuur waarbinnen
steeds gemakkelijker wordt gecommuniceerd over veiligheid.

Pragmatisch
Typisch voor de inzet van de CWZ-checklist is de bottom-up benadering, waardoor zowel het instrument als de ronde is ingebed in de organisatie van de verschillende afdelingen. Deze aanpak leidt er ook toe dat de inhoud van de checklist breed wordt gedragen binnen het ziekenhuis. De ontwikkeling van het meetinstrument kwam tot stand door intensieve inzet van afdelingsmanagers, artsen en verpleegkundigen. Dit werd ondersteund door de afdeling Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoording en het wetenschappelijk bureau van het ziekenhuis. Het is hiermee een pragmatisch instrument geworden dat tevens de wetenschappelijke toets heeft doorstaan.

De tijdsinvestering per ronde
bedraagt zo’n twee uur

De afdeling Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoording faciliteert en organiseert de veiligheidsrondes.  Iedere patiëntgebonden afdeling krijgt minimaal één ronde per jaar. Daarnaast nemen afdelingen zelf het initiatief tot één of meer extra veiligheidsrondes per jaar. In 2008 werden in het CWZ 20 rondes uitgevoerd, in 2009 stopte de teller op 53. Eén veiligheidsronde op een afdeling leverde twee tot dertien concrete verbeterpunten op.

Rapportage
Na de ronde komen alle auditoren samen voor het digitaal invoeren van de resultaten en het bespreken van de ervaringen van die dag. Binnen de Nederlandse ziekenhuizen is een dergelijke debriefing een uniek onderdeel tijdens de uitvoering van de veiligheidsrondes. Zo’n evaluatie leidt tot bewustwording en vervolgens verbeteren van ziekenhuisbrede onveilige situaties voor patiënten en/of medewerkers.

De tijdsinvestering per veiligheidsronde bedraagt zo’n twee uur, inclusief verslaglegging. Afdelingen ontvangen binnen één week, maar vaak al binnen 24 uur, een korte, overzichtelijke rapportage met verbetersuggesties. Deze wordt in het eerstvolgende werkoverleg van de betreffende afdeling besproken: een vorm van terugkoppeling die medewerkers stimuleert om alerter te zijn op onveilige situaties.

Origineel
De medewerkers van het CWZ zijn enthousiast. De checklist blijkt een heel praktisch hulpmiddel om onveilige situaties te herkennen en direct en open te bespreken met de betreffende medewerker en leidinggevende. De rondes vinden plaats in een open sfeer, waarbij medewerkers nergens het gevoel krijgen afgerekend te worden. Ze leiden tot leerzame uitwisseling van originele, adequate verbetermaatregelen in veilig werken. Auditoren registreren zaken die beter kunnen, maar spreken ook regelmatig hun bewondering uit over de aanpak op de afdeling van hun collega’s en nemen ‘best practices’ mee naar de eigen afdeling. Een kijkje in elkaars keuken leidt tot meer begrip voor elkaars praktische problemen en stimuleert het leren van elkaar. Door deze positieve ervaringen gaan medewerkers spontaan tussentijds en zelfstandig een veiligheidsronde op elkaars afdelingen houden.

Cijfersloten en schermbeveiliging
Een onveilige situatie wordt zo mogelijk direct aan een actie gekoppeld. Een ongebruikte, uitstekende haak wordt onmiddellijk uit de muur gehaald, gedateerde folders worden verwijderd en collega’s spreken elkaar aan op gevaarlijke of onwenselijke situaties. Andere suggesties nemen meer tijd in beslag omdat ze bijvoorbeeld een beslissing op een ander niveau vereisen. De ervaring leert dat zo’n 50 procent van de suggesties drie tot zes maanden na de ronde is doorgevoerd.

In het afgelopen jaar is al een scala aan verbeteringen aangebracht. Zo werden cijfersloten geïnstalleerd op deuren die toegang geven tot patiëntgegevens, kwamen er op alle medische apparatuur duidelijke stickers met onderhoudsdata, kregen computers schermbeveiliging en werden er stelselmatig controles op de houdbaarheid van medicijnen uitgevoerd. Verder heeft het up-to-date brengen van protocollen aandacht en worden niet beheerde documenten op afdelingen verwijderd. Een ander aspect dat uit de rondes kwam, is de manier waarop medische statussen voor de spreekkamers geplaatst worden. Die worden nu zo geplaatst dat de patiëntengegevens niet zichtbaar zijn voor derden.Patiëntveiligheid en medewerkerveiligheid gaan samen in de CWZ veiligheidsrondes. Het ziekenhuis heeft in contrast met verschillende ziekenhuizen in de checklists ook de aandachtspunten voor veiligheid van medewerkers opgenomen en hierop worden verbeteracties uitgezet. Zo bleek dat medewerkers zich niet veilig voelden op bepaalde delen van de verpleegafdelingen. Door het ophangen van spiegels en een noodbel werd dit probleem opgelost.

Makkelijker communiceren
De betrokkenheid van de medische staf bij kwaliteits- en veiligheidsbeleid in het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis is groot. Dit uit zich in een actieve, structurele deelname aan de veiligheidsrondes. Een logische gang van zaken. Samen met de manager bedrijfsvoering is de specialist immers eindverantwoordelijk voor de patiëntenzorg en voor de eigen medewerkers van de zorgeenheid. Bovendien is de specialist medeverantwoordelijk voor organisatie en beleid op het eigen specialisme. Door de laagdrempelige opzet van de rondes en de intercollegiale uitwisseling van ‘best practices’ ontstaat een cultuur waarin steeds gemakkelijker gecommuniceerd wordt over veiligheid.Het succes leidt ertoe dat het ziekenhuis de rondes verder gaat uitbreiden. Op dit moment zijn alleen de patiëntgebonden afdelingen betrokken, zoals verpleegafdelingen en poliklinieken. Binnenkort worden ook de niet-patiëntgebonden afdelingen in het programma opgenomen, met eigen toegesneden checklists. Bovendien bekijkt het ziekenhuis de mogelijkheid rondes te organiseren tijdens avond-, nacht- en weekenddiensten. Dat zijn immers dagdelen waarin heel andere veiligheidsaspecten aandacht verdienen.

Uiteindelijk moet de veiligheidsronde op elke afzonderlijke afdeling onderdeel gaan uitmaken van de standaard bedrijfsvoering.

M. Hanskamp-Sebregts, adviseur kwaliteit,
I.R.J.M. Janssen-Schonenberg, adviseur kwaliteit,
J.A. Schouten, intensivist en adviseur kwaliteit,
alle drie werkzaam op de afdeling Kwaliteit, Veiligheid en Verantwoording in het Canisius-Wilhelmina Ziekenhuis, Nijmegen

Correspondentieadres: ilona.janssen@cwz.nl; c.c.: redactie@medischcontact.nl
Geen belangenverstrengeling gemeld.

Samenvatting

• Het CWZ ontwikkelde praktische checklists ter verbetering van de patiënt- en medewerkerveiligheid.
• Aan de hand hiervan lopen als auditor opgeleide artsen, verpleegkundigen en andere medewerkers op vaste dagen een veiligheidsronde langs de afdelingen. Zij rapporteren nog dezelfde dag de resultaten. 
• De CWZ-checklist is een pragmatisch instrument dat leidt tot intercollegiale uitwisseling van ‘best practices’ en snelle verbeteringen van onveilige situaties.

Consumer Quality Index

De resultaten van de CWZ-aanpak lijken veelbelovend. Bij recente CQI-metingen (Consumer Quality Index) door de Nederlandse zorgverzekeraars scoorde het Nijmeegse ziekenhuis significant hoger op patiëntveiligheid dan andere ziekenhuizen. Uit hetzelfde onderzoek bleek bovendien dat de patiënten ervaren dat de aandacht van de medewerkers voor onveilige situaties en het voorkomen van ongelukken in 2009 is toegenomen ten opzichte van het jaar 2007.