Kopie dossier bewaren na vertrek lastige patiënt uit huisartsenpraktijk?

praktijkdilemma - Rubriek over veelgestelde vragen aan de KNMG Artseninfolijn

Een lastige patiënt vertrekt boos uit de huisartsenpraktijk. Deze patiënt heeft inmiddels een andere huisarts gevonden. De oude huisarts verwacht dat deze patiënt in de toekomst nog wel eens een klacht tegen hem kan indienen bij de Klachtencommissie. Op grond van dit vermoeden bewaart hij een kopie van het dossier. Het originele dossier heeft hij op verzoek van de patiënt inmiddels wel overgedragen aan de nieuwe huisarts. Mag deze huisarts wel een kopie van het dossier bewaren?

Antwoord KNMG Artseninfolijn

Als een dossier wordt overgedragen aan een nieuwe huisarts, mag er geen dossier meer achterblijven bij de oude huisarts. Dat geldt zowel voor papieren als digitale dossiers. Het bewaren van een kopie van het dossier is niet toegestaan. Een mogelijke klacht is geen reden om een kopie van het dossier te bewaren.

Alleen als er op het moment van overdracht van het dossier al een juridisch geschil (bijvoorbeeld een klacht of aansprakelijkstelling) over de verleende zorg loopt, mag de oude huisarts voor zijn verweer een kopie van het dossier bewaren. Hij deelt dit dan mee aan de patiënt.

Als de patiënt later een juridische procedure tegen de oude huisarts aanspant, mag deze de relevante dossiergegevens die hij destijds zelf heeft aangelegd, wel gebruiken voor zijn verweer. Hij mag deze gegevens opvragen bij de nieuwe huisarts. De toestemming van de patiënt is daarvoor formeel niet nodig. Is er daadwerkelijk een klacht ingediend bij klachtencommissie of tuchtcollege, dan verloopt het opvragen van het medisch dossier van de oude huisarts bij de nieuwe huisarts vaak via de klachtencommissie of het tuchtcollege.Soms stuurt een patiënt een boze brief zonder dat er formeel een klacht wordt ingediend of een andere procedure gestart. Als de oude huisarts op die brief wil reageren en daarvoor inzage in het medisch dossier nodig heeft, dan moet de patiënt daar wel eerst toestemming voor geven. De oude huisarts kan de patiënt hier zelf om vragen , of de nieuwe huisarts vragen dit te doen. Soms is het verstandig dit zelf te doen, om de vertrouwens-relatie tussen de patiënt en de nieuwe huisarts niet onder druk te zetten. Weigert de patiënt toestemming, dan kan de oude huisarts de patiënt laten weten dat hij daardoor niet in staat is op de verwijten te reageren. Ook een (tucht-)rechter zal een geschil in de regel niet inhoudelijk behandelen, als de patiënt de (huis-)arts niet in staat stelt zich te verdedigen.

Bewaarplicht

Door de overdracht van het originele medisch dossier aan
de nieuwe huisarts, wordt ook de bewaarplicht overgedragen. Als de nieuwe huisarts de originele gegevens niet één op één overneemt in zijn dossier, moet hij de niet opgenomen gegevens wel bewaren. Bij overdracht van digitale gegevens is daarom het advies om het elektronische dossier tevens over te dragen als ‘eigenstandig document’ dat niet meer veranderd kan worden. Dit document kan de nieuwe huisarts opslaan naast het nieuwe medisch dossier.

In de praktijk is het voor de oude huisarts soms lastig om de gegevens van overgedragen patiënten ook daadwerkelijk digitaal te verwijderen. Sommige leveranciers van Huisarts
Informatie Systemen (HIS) hebben deze mogelijkheid niet in hun systeem ingebouwd of brengen daarvoor kosten in rekening. De KNMG vindt dit niet redelijk: een leverancier van een HIS moet de huisarts in staat stellen om aan zijn wettelijke verplichtingen te voldoen.

Vraag? KNMG Artseninfolijn

De KNMG-Artseninfolijn adviseert KNMG-leden gratis
over juridische, medisch-ethische en loopbaanvragen.

Kijk op www.knmg.nl/faq voor veelgestelde vragen, bel (030) 28 23 322 of mail: artseninfolijn@fed.knmg.nl.