Deadlines: weg ermee!

De eindejaarstijd is de tijd van de deadlines. Wie daar nu nog mee zit, heeft het zwaar. Het jaar telt immers nog maar een paar werkdagen. Kom je daar niet mee uit, dan moet je de klus afmaken in je vrije tijd. Onder de kerstboom.

Gek toch dat veel mensen zich zo laten opjagen door deadlines. Het is niet gezond. Hoe kom je daar onderuit? Als werknemer kun je je ziek melden. Een ziekmelding stelt je vrij van je werkverplichtingen. Ben je zelfstandige, dan moet je door.

Een deadline is de tijdslimiet die aan een taak of proces is gesteld. Het is het uiterste tijdstip waarop die taak of dat proces moet zijn afgerond. Overschrijd je de deadline, dan ben je overgeleverd aan de wraak van je opdrachtgever.

Hoe komt het dat we elkaar zoiets vreselijks aandoen als het trekken van lijnen des doods? Waar komt dat vandaan? Wie heeft in godsnaam die deadlines uitgevonden? Het geeft alleen maar narigheid en oplopende werkdruk. We worden er ziek van.

Het woord deadline werd voor het eerst gebruikt tijdens de Amerikaanse Burgeroorlog, in het jaar 1864. Op de binnenplaats van de beruchte gevangenis van Andersonville werd over de hele omtrek 19 voet binnen de omheining een simpel laag houten hekje geplaatst. De krijgsgevangenen moesten binnen dat hekje blijven. Wie over het hekje stapte, al was het maar met één voet, werd zonder pardon doodgeschoten vanuit één van de wachttorens in de omheining. Dat gaf veel stress bij de gevangenen, die een dramatisch gebrek hadden aan voedsel en water. Tussen het hekje en de omheining stroomde een beekje. Een afschuwelijk dilemma voor de gevangenen: dorst lijden of de dood.

Het begrip deadline leeft voort in het hedendaagse timemanagement. Managers leren op cursussen hoe zij de beschikbare werktijd evenwichtig moeten verdelen over de taken van hun personeel. Dat leidt tot merkwaardige richtlijnen, zoals in de thuiszorg: zeven minuten voor het aantrekken van steunkousen en drie minuten voor het controleren en toedienen van medicatie. Ik zou ook zeker tien seconden per taak willen reserveren voor het hanteren van de stopwatch.

Hier is de tijd de beperkende en daarmee ook de bepalende factor. Die tijd is een gegeven. Meer tijd zou de kosten enorm opdrijven. Dus worden taken gemaximeerd in tijdseenheden. Deadlines dus. Wie meer tijd besteedt dan toegestaan, wordt daarop aangesproken. Dat dit systeem niet werkt kan een kind begrijpen, maar de managers in de zorg weten van geen wijken. Elke taak heeft zijn eigen deadline. De tijdsdruk is voortdurend voelbaar. Het ziekteverzuim trouwens ook. De tijd die verzuim kost, is een veelvoud van de tijd van de dagelijkse zorgtaken. Maar dat probleem hoeft de manager niet op te lossen; daar heeft hij de bedrijfsarts voor.

De oplossing? Laat niet de tijd de allesbepalende factor zijn, maar het werk. Niet de tijd verdelen over de taken, maar de taken verdelen over de tijd. De taken zijn nu de bepalende factor. Die taken kun je niet standaardiseren in minuten; de benodigde tijd wordt immers mede bepaald door de zorgbehoefte en de mate van zelfredzaamheid van de cliënt. Per cliënt moet je die inschatten. En de benodigde tijd volgt daar uit. Die tijd kun je niet a priori maximeren. Je kunt bij een grote zorgbehoefte natuurlijk wel de vraag stellen of institutionele zorg niet is aangewezen.

Blijft over de deadlinecultuur in het algemeen. Laat werkend Nederland zich gek maken door een stelletje opgefokte managers? Die managers met hun deadlines houd ik verantwoordelijk voor die tienduizenden nieuwe gevallen van burn-out die we met zijn allen elk jaar in onze spreekkamers zien. Weg met die deadlines! Ze zijn onmenselijk, net als in Andersonville. We moeten ze vervangen door lifelines: levende lijnen die meebewegen met de taken, met de eisen die het werk stelt. Je kunt niet a priori exact inschatten hoeveel tijd je nodig hebt voor een complexe opdracht. Dat blijkt wel als je ermee aan de slag gaat. We moeten dus flexibel zijn. Het werk bepaalt wat daarvoor nodig is, aan tijd en aan ondersteuning. En niet andersom.