Dagelijks opinie, nieuws en achtergronden

Inloggen
naar overzicht
Jan Baars
21 maart 2012 5 minuten leestijd

Zuiniger zijn op werkplezier

3 reacties

Tijdsbegroting voorkomt dat zorgprofessional uitgeblust raakt

De werktijd van een zorgprofessional gaat op aan het primaire proces, het scheppen van voorwaarden en activiteiten die inspiratie geven. In veel ziekenhuizen komt dat laatste in de verdrukking, met als gevolg dat de passie uitdooft. Een tijdsbegroting kan helpen.

Zorgprofessionals hebben de reputatie dat zij organisatorische veranderingen niet enthousiast ontvangen. Die leiden immers af van ‘het echte werk’ en het rendement is onzeker. Deze weerstand, die zich vaak uit in veel rumoer, vormt een barrière voor noodzakelijke reorganisaties. Maar knappe bestuurders kunnen daar vaak wel mee overweg.

Een gevaarlijker en sluipender vorm van weerstand is die van stil verlies van passie en betrokkenheid. Dit ‘leeglopen’ kondigt zich niet aan, maar uit zich indirect en vertraagd. De gedesillusioneerde zorgverlener wordt minder zichtbaar, doet bijvoorbeeld steeds minder mee met innovatie en commissies of investeert minder in relaties en samenwerking. ‘Ik doe gewoon mijn ding’, heet het dan. Dat is echter geen uiting van focus, maar van desinvestering.

Tijd van meerwaarde
De tijd en energie die een zorgprofessional in werk en organisatie steekt is te verbeelden in drie compartimenten: tijd van waarde, tijd van voorwaarde en tijd van meerwaarde. De tijd van waarde is het primaire proces ofwel het eigenlijke werk: de productie van zorg. Daarvoor hebben mensen een vak geleerd en daarvoor wordt ook betaald; het rendeert via DBC of DOT. Het is waar de klant voor komt.

Daarnaast is er de tijd van voorwaarde. Die gaat op aan activiteiten die min of meer worden gedicteerd door interne en externe eisen: registreren, organiseren, onderhandelen, afstemmen, programma’s volgen, beheerstaken uitvoeren. Zonder deze investeringen is er geen veilige toekomst. Het is domweg zelfmoord om geen tijd van voorwaarde te reserveren.

De tijd van meerwaarde, ten slotte, is bestemd voor activiteiten die inspireren en trots maken en die professionals gaande houden bij werkdruk, weerstand en veranderingen. De invulling kan per professional verschillen. Voor de een geeft wetenschap meerwaarde, voor de ander opleiden en voor een derde superspecialisatie of innovatie. Ook organiseren, managen of procesverbetering kan sommigen energie geven. Maar voor velen, zo niet de meesten, is het optimaliseren van de tijd van waarde – het primaire proces – wat hen de meeste meerwaarde geeft. Zij willen ‘het echte werk’ zo goed mogelijk doen, met aandacht voor de patiënt, met hoofd en hart.

In de tang
Het probleem van de tijd van meerwaarde is dat activiteiten die onder die noemer vallen, meestal minder urgent en belangrijk lijken dan het primaire proces of het scheppen van voorwaarden. De tijd van meerwaarde moet daarom vaak gezocht en bevochten worden.
Onderwijl is er permanent druk om de tijd van waarde te laten uitdijen: meer productie. Dat levert iets op en de organisatie vaart er dus wel bij. Maar door de toenemende complexiteit van zorgorganisaties en het krachtenveld waarin ze opereren, wordt er ook al steeds meer tijd van voorwaarde geclaimd. De tijd van meerwaarde wordt dus stevig in de tang genomen. Nu kan die zonder directe problemen een tijdje vooruit worden geschoven, maar daarmee wordt wel een soort hypotheek genomen op de eigen inspiratie en ontwikkeling.

Een deel van de zorgprofessionals slaagt er ondanks alles in om de tijd van meerwaarde veilig te stellen. Hun persoonlijke effectiviteit is een groot goed en een mooi voorbeeld. Maar op de lange termijn hebben zorgorganisaties er belang bij om voor álle zorgprofessionals condities te scheppen waarin zij toekomen aan de tijd van meerwaarde.

Geen managementding
Het eerste mechanisme dat hierbij kan helpen, is efficiëntie. Door verbetering in het primaire zorgproces kan nog flink wat bereikt worden binnen de tijd van waarde. Professionals moeten af van het stigma dat efficiency een managementding is: het gaat juist niet over geld of fte’s, maar over het scheppen van ruimte voor kwaliteit, aandacht, service en passie.

Ook moeten organisaties veel meer aandacht geven aan efficiencyverbetering in de tijd van voorwaarde. Het geheim is minder overhead en meer backoffice support, bijvoorbeeld door het maximaal automatiseren van registratieprocessen en zorgpaden en het minimaliseren van vergaderingen. De organisatie die het efficiëntst faciliteert, houdt daaraan op termijn de meest geïnspireerde en creatieve professionals over.

Het tweede mechanisme dat kan helpen om meer tijd van meerwaarde te creëren, is taakdelegatie. Nog steeds worden veel handelingen in het primaire proces door overgekwalificeerde professionals gedaan. Daar waar het gaat om belangrijke rituelen in de zorgrelatie zoals begroeten, kennismaken en opzoeken op de afdeling, is dit terecht. Maar het binnenhalen van informatie, het doen van routinecontroles en eenvoudige verrichtingen, correspondentie, administratie en kwaliteitsregistratie moeten allemaal zoveel mogelijk worden weggehouden van de zorgverlener.

De organisatie moet dit niet aan de vindingrijkheid van de professionals overlaten, maar daar actief aan bijdragen. Ook in de tijd van voorwaarde kan nog meer worden gedelegeerd – niet naar meer dure overhead, maar naar operationele ondersteuners zoals registratiemedewerkers.

Tijd begroten
Een derde hulpmiddel is rantsoenering van tijd. In de tijd van voorwaarde vinden allerlei interacties plaats waarvan de noodzakelijke tijd vaak niet realistisch wordt ‘begroot’. Juist daarom gebeuren voorbereiding en implementatie vaak gehaast tussen de bedrijven door, te laat en niet volledig, met repeterende agendapunten en frustratie tot gevolg. ‘Tijdsbudgetoverschrijdingen’ worden opgelost door te ‘lenen’ van de tijd van meerwaarde of van vrije tijd. Door realistisch te plannen (vergadertijd maal drie) en tegelijk te rantsoeneren, ontstaan zowel soberheid als focus en effectiviteit.

Met andere woorden: alleen door de tijd van voorwaarde te begrenzen, worden efficiëntie en taakdelegatie onontkoombaar gemaakt. Zoals professionals moeten leren omgaan met beperkingen in budgetruimte voor geld, zo moeten organisaties leren omgaan met beperkingen in budgetruimte voor tijd.

Selectie is het vierde en laatste hulpmiddel bij het veiligstellen van tijd van meerwaarde. Organisaties kunnen ervoor kiezen om datgene aan te bieden waar ze goed en groot in zijn. Overheid en verzekeraars moedigen dat aan en vanuit een kwaliteitsvisie is het goed verdedigbaar. Beperkte versobering van het pakket kan al een sterk sanerende werking hebben op de cost of complexity. En dat scheelt direct in de tijd van voorwaarde van de zorgprofessional.

Winnende organisaties
Organisaties die hun professionals het best faciliteren, zullen uiteindelijk de winnende organisaties worden. Want zij bieden hun medewerkers de meeste tijd van meerwaarde, waarin passie, excellentie en innovatie ontstaan. Zij zullen de beste vakmensen aan zich binden, die het beste uit zichzelf en hun omgeving halen, tot beslissend voordeel van de organisatie. En uiteindelijk tot beslissend voordeel van de professie en de zorg als geheel.

Jan Baars, internist en tot voor kort voorzitter medische staf, Flevoziekenhuis, Almere

Correspondentieadres: jbaars@flevoziekenhuis.nl
c.c.: redactie@medischcontact.nl


Samenvatting

  • De werktijd van een zorgprofessional is op te delen in tijd van waarde, tijd van voorwaarde en tijd van meerwaarde.
  • Als de tijd van meerwaarde in de verdrukking komt, kunnen zorgprofessionals hun passie en creativiteit verliezen.
  • Dit is te voorkomen door de tijd van voorwaarde te rantsoeneren, efficiënter te werken, taken te delegeren en keuzes te maken.
  • Dat is in het belang van de organisatie zelf.

Lees ook:

Meer Eerst online

beeld: Thinkstock
beeld: Thinkstock
werk
Dit artikel delen
Op dit artikel reageren inloggen

Reacties

  • P.L. Schouten, huisarts, BUDEL 10-08-2012 00:00

    "En ook heel herkenbaar en volgens mij goed toepasbaar in de eerste lijn. "

  • M.A. Talsma, oogarts, HEMPENS 09-04-2012 00:00

    "Eindelijk weer een positieve benadering van ons vak. Ik lees het MC iedere week en ervaar daarbij regelmatig boosheid omdat allerlei beleidsmedewerkers benadrukken hoe slecht we als dokters bezig zijn. Ik ben het helemaal met collega Baars eens dat werkplezier een van de basisvoorwaarden in ons werk moet zijn, terwijl ik dat in het CanMeds model nergens tegenkom."

  • S. Witjes, AIOS orthopedie, AMSTERDAM 07-04-2012 00:00

    "Mooi artikel en goed passend in deze dynamische tijd, waarin onze 'tijd van voorwaarde' buitenproportionele vormen dreigt aan te nemen. Extra reden voor benadrukken van efficiëntie, eerst daarin investeren om vervolgens weer bevlogen het primaire proces te kunnen uitvoeren!!!?"

 

Cookies op Medisch Contact

Medisch Contact vraagt u om cookies te accepteren voor optimale werking van de site, kwaliteitsverbetering door geanonimiseerde analyse van het gebruik van de site en het tonen van relevante advertenties, video’s en andere multimediale inhoud. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.