Mailterreur: een niet te kappen vlaggetjesbos

Terwijl ik me probeer te concentreren op het gesprek met de patiënt tegenover me, zie ik uit mijn ooghoek op het scherm waar het dossier openstaat telkens rechtsonder een blauw blokje van het mailprogramma omhoogschuiven. Tijdens sommige gesprekken gebeurt dit wel een keer of acht. Dat betekent een keer of acht werk, extra werk.

Lezen, nadenken, reageren. Sommige mails vergen weinig tijd, andere kosten uren. Stel een rapport op over dit. Verzoek voor een presentatie. Kijk dit document na. Regel dat voor een patiënt. Een moeilijke casus. Logistiek, planningsvragen, verzoek tot triage, verwijzing, vraag van student, verzoek hier, opdracht daar. Per dag ontvang ik zo’n vijftig tot zestig mails, waar ik rustig een paar uur zoet mee ben. Maar die paar uur passen helemaal niet in mijn reguliere dagplanning. En daar heb ik heus niet als enige last van. Ik ken collega’s die mails stelselmatig negeren en er nauwelijks meer op reageren. En dat snap ik. Het leidt enorm af van je eigenlijke taak. Het komt er ongewild bij. Als je maar lang genoeg wacht verdwijnen sommige vragen ook vanzelf.  

Het spel van de mails kent zijn eigen regels. Je moet je bijvoorbeeld niet laten verleiden om tussendoor in de lift even wat mails te openen. Want die verdwijnen uit je ‘ongelezen lijst’ en zijn daarna een crime om terug te vinden, wat voor vinkjes en systemen je hier ook voor verzint. Omdat je het dan toch moet onthouden, plant ik een soort vlaggetje in mijn hoofd: vergeet niet om te doen. En die vlaggetjes stapelen zich maar op gedurende de dag.

Als ik de tijd neem om vlaggetjes te kappen, groeit het vlaggetjesbos ondertussen achter mijn rug alweer aan. En als je niet oplet, vliegen er stiekem een paar vlaggetjes weg om vervolgens als een boemerang terug te keren op een moment dat het écht niet uitkomt.

Het oneindige vlaggetjesbos. Het veld dat nooit leeg is omdat de aanwas niet stopt. Af en toe sluit ik me volledig af van het vlaggetjesbos en doe ik net of het niet bestaat (ook wel vakantie genaamd). Het gekke is dat er best wat vlaggetjes omvallen als ze niet worden gevoed. Maar andere vlaggetjes groeien en worden niet alleen groter, maar ook agressiever en krijgen een soort voetjes waarmee ze je achtervolgen.

Ik neem mezelf altijd voor mijn eigen vlaggenveldje klein en overzichtelijk te houden en het zoveel mogelijk op te ruimen voor het eind van de dag. Echter, de volgende dag staat er alweer onkruid klaar dat als een dolle opkomt gedurende de dag in de vorm van blauwe blokjes in de hoek van je beeldscherm. En er staan altijd wel een paar grote vlaggen tussen die tijd vergen om te kappen. Meer tijd dan je eigenlijk had voor het bijhouden van je veldje.

Het is de plaag van deze digitale tijd dat iedereen zomaar overal vlaggetjes kan dumpen. Sommige mensen lijken als hobby te hebben het over de schutting gooien van vlaggetjes. Ongereguleerde aanwas uit alle hoeken en gaten. Geen grip op te krijgen.

Technieken als zelf vlaggetjes uit je veld doorgooien naar andere veldjes, kap-uurtjes, blokkades, hoge schuttingen, automatisch vlaggetjes teruggooien, van mailadres wisselen. Allemaal geprobeerd. Mailterreur. Wie de oplossing weet, mag het zeggen. Maar alsjeblieft niet via de mail.

PS: die blauwe blokjes kun je blijkbaar blokkeren. Stap 1 is gezet. Nu nog zo’n zelfde blokkade voor de ongebreidelde aanwas.