‘Ja, wij gebruiken de fax nog’

De zorg is – als een van de laatste beroeps­groepen – nog altijd gehecht aan de fax, bijvoorbeeld voor het versturen van recepten, labuitslagen of toestemmingsformulieren. Uit een vooronderzoek in 2021 bleek volgens Faexit dat de fax naar schatting nog miljoenen keren per jaar gebruikt wordt in de zorg. Terwijl gegevens­uitwisseling via de fax onhandig en onveilig is, én eenvoudig anders kan. De 'faexiteers' helpen huisartsen, apothekers en ziekenhuizen bij het overstappen naar faxloze zorg.

Faxgedrag

‘De fax uit het werkproces bannen is geen technische uitdaging, maar vraagt vooral om een gewoonteverandering’, zegt David Reijmerink, huisarts in Warmenhuizen (Noord-Holland) én pleitbezorger namens Faexit vóór faxloze zorg. ‘Als je een werkproces hebt dat al jaren goed loopt en de fax is daar een onderdeel van, dan is het lastig als je met de fax moet stoppen, want wat dan?’ Op een ledenvergadering van HONK, Huisartsenorganisatie Noord-Kennemerland, vroeg Reijmerink de aanwezigen naar hun faxgedrag. ‘Een deel zei: “ja, wij gebruiken de fax nog”.’ Hét argument: ‘We doen het altijd al zo en het is een gedoe om te wisselen.’

Beveiligde e-mail

De huisartsenpraktijk van Reijmerink maakte drie jaar geleden, cold turkey, al de overstap naar faxloze zorg. ‘Ons faxapparaat ging kapot en we besloten dat niet meer te vervangen. Dezelfde dag hebben we aan de apotheek gemeld dat we voortaan via de beveiligde e-mail werken.’

Twee weken later bleken de assistentes de fax niet te hebben gemist. ‘Zelf gebruikten ze de fax al niet meer, maar soms werd nog wel om ons faxnummer gevraagd, bijvoorbeeld door een SCEN-arts, apotheker of het lab. Aan hen hebben we ook ons beveiligde e-mailadres gegeven.’ Op de website van Reijmerinks praktijk is het faxnummer niet meer vindbaar – een van de tips van Faexit in het stappenplan richting faxvrije zorg, zie faexit.nl.

Het uitbannen van de fax is uiteindelijk onvermijdelijk

Onderscheppen

Ouderwets faxen is omslachtig: een geprint recept faxen dat de ontvanger vervolgens moet scannen om het weer te digitaliseren. Hierbij kan ook nog van alles misgaan: ‘Als je één cijfer in het faxnummer verwisselt belanden de medische gegevens bij de verkeerde’, zegt Reijmerink. ‘Bovendien rolt het bericht ergens uit een fax en heb je geen idee wie het oppakt.’ En er kunnen fouten worden gemaakt bij het overtypen van informatie uit het faxbericht of het scannen van het bericht in het medische dossier.

Ook is het faxapparaat niet hackerproof, blijkt uit navraag bij Z-Cert, een expertisecentrum op het gebied van cybersecurity in de zorg. ‘Technisch gezien is het mogelijk om een fax te onderscheppen en data in te zien.’ De organisatie raadt een fax met privacygevoelige informatie zoals persoonlijke, financiële of patiëntgegevens dan ook af. Faxen gebeurt tegenwoordig via internet. Vooral bij niet- versleutelde berichten zijn de gegevens onvoldoende beveiligd.

Tot slot is het uitbannen van de fax uiteindelijk onvermijdelijk. Er is namelijk een nieuwe wet in de maak, de Wet elektronische gegevens­uitwisseling in de zorg (Wegiz). Die stelt dat het uitwisselen van bepaalde gegevens tussen zorgverleners verplicht elektronisch moet plaatsvinden. Dat komt neer op een ‘faxit’, zei minister Ernst Kuipers in antwoord op vragen van de Tweede Kamer. Het wetsvoorstel is inmiddels door de Tweede Kamer aangenomen en wordt binnenkort in de Eerste Kamer besproken.

Meedenkconsult

‘Voor handgeschreven brieven was de fax een sneller alternatief dan de postbode, maar zo werken we al járen niet meer in de zorg’, verzucht Reijmerink. Hoog tijd dus om een alternatief voor de fax te implementeren. Zo is er de beveiligde e-mail. Hoewel dat een geschikte tussenoplossing is, benadrukt hij dat het e-mailen van patiëntengegevens ook obsoleet dreigt te raken. ‘Als je over een patiënt communiceert met een andere zorgverlener, dan is het handiger als je alle informatie direct bij de hand hebt via netwerksystemen.’ Een voorbeeld hiervan is het ‘meedenkconsult’, waarvoor verschillende programma’s beschikbaar zijn, zoals ZorgDomein. ‘Bij een meedenkconsult stel je de medisch specialist een korte vraag en gaat patiëntinformatie, zoals de NAW-gegevens, direct mee en krijg je een behandeladvies.’

Dit is een van de alternatieven voor gegevensuitwisseling tussen huisartsen en ziekenhuizen die Reijmerink bespreekt met de Noordwest Ziekenhuisgroep. Aangespoord door Faexit stopt het Noord-Hollandse ziekenhuis per 1 april 2023 met het ontvangen en verzenden van faxberichten, staat op de website. ‘Noordwest is al ruim een jaar bezig met het inzetten van alternatieven voor de fax.’ Voorbeelden hiervan zijn volgens het ziekenhuis: ‘ZorgDomein, LSP, Edifact of digitale verwijzingen’.

Betere alternatieven

Op een poll van Medisch Contact over het faxgebruik reageerden 365 lezers. Een ruime meerderheid (80%) vindt faxloze zorg een goed idee en 74 procent verwacht dat dat haalbaar is. Zij noemen de fax onhandig, onveilig, achterhaald, ouderwets, milieuonvriendelijk en volgens hen zijn er betere alternatieven. Een enkeling vindt Faexit geen goed idee omdat ze bijvoorbeeld de fax als communicatiemiddel achter de hand willen houden of de bemoeizucht simpelweg niet op prijs stellen.

Juridische waarde

Van de respondenten stuurt en/of ontvangt ruim een kwart nog faxen (zie figuur 1 en 2). Sommigen vinden de fax snel en makkelijk (‘gekoppeld aan e-mail’, ‘elektronische fax’); een enkeling geeft toe de fax uit gemak of gewoonte te gebruiken. Andere argumenten zijn dat ketenpartners zoals ziekenhuizen of apotheken nog steeds faxen en sommige informatie per se per fax willen ontvangen. Dat is niet altijd fijn: ‘ik wil niet meer faxen, maar er wordt nog gefaxt’ en ‘ik heb vijf jaar geleden al geprobeerd om de fax de deur uit te doen. Ik was gelijk afgesneden van zinvolle communicatie’.

Het ontbreken of haperen van beveiligde e-mail (‘gedoe’, ‘werkt vaak niet’) zijn ook redenen om terug te vallen op de fax. Een recept faxen naar een apotheek buiten de regio of het buitenland, zoals Duitsland (‘digitaal ontwikkelingsland’), wordt sporadisch genoemd. Ook is de fax soms een aandachtstrekker: ‘Uitslag extra onder de aandacht van de aanvragend huisarts brengen’ of wordt er juridische waarde aan toegekend: ‘staat gelijk aan aangetekende brief’. Op de website van Faexit staan antwoorden op veel gestelde vragen (FAQ), onder andere over de juridische status van een faxbericht.

Veiligheid is een twistpunt. Voorstanders prijzen de fax juist vanwege veiligheid, terwijl tegenstanders de fax als onveilig beschouwen. De meest gegeven reden waarom iemand niet meer faxt, is dat het faxapparaat van de werkvloer is verwijderd.