‘Hoe lang moet ik medische dossiers bewaren?’

Herziene KNMG-Richtlijnen omgaan met medische gegevens
Op 1 januari is de herziene versie van de ‘Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens’ verschenen, beter bekend onder de naam het ‘groene boekje’. De versie uit 2003 komt hiermee te vervallen. De nieuwe versie is kosteloos te downloaden via www.knmg.nl/publicaties/medischegegevens.

De komende weken besteden we in KNMG Federatienieuws met casuïstiek extra aandacht aan drie onderwerpen uit het groene boekje. De casussen komen voort uit een overzicht van vragen van artsen aan de KNMG Artseninfolijn. Deze week de eerste casus, over de wettelijke bewaartermijn van medische gegevens.

Casus
‘Over een half jaar ga ik met pensioen en draag ik mijn praktijk over aan mijn opvolgster. Om mijn opvolgster zoveel mogelijk met een schone lei te laten beginnen, draag ik het liefst zo weinig mogelijk dossiers aan haar over. Hoe lang moeten dossiers wettelijk gezien bewaard blijven?’

Zo zit het

• Wettelijke bewaartermijn

Op de arts rust de wettelijke verplichting om de door hem bijgehouden medische dossiers tenminste vijftien jaar te bewaren. De periode van vijftien jaar begint volgens de wet te lopen op het moment dat de gegevens zijn vervaardigd. Deze bepaling kan praktische problemen opleveren bij dossiers van patiënten die gedurende een langere periode behandeld worden, bijvoorbeeld in de huisartsenzorg of bij chronisch zieken.

Algemeen wordt daarom aangenomen dat het begin van de bewaartermijn start op het moment dat de behandeling is afgerond. Binnen de bedrijfsgeneeskunde zal dit doorgaans het einde van het dienstverband van de werknemer zijn. In andere sectoren kan dat anders zijn. Na vijftien jaar moeten de gegevens worden vernietigd, tenzij sprake is van een uitzondering.

In paragraaf 1.9.2 van de Richtlijnen zijn de uitzonderingen opgenomen. Als een arts zijn praktijk overdraagt, kan hij de dossiers van de praktijk ook aan de opvolger overdragen. De dossierplicht van de arts en de bewaartermijn worden dan door de opvolger overgenomen.

• Advies KNMG: langer bewaren

Op grond van een overgangsbepaling geldt dat alle dossiers tenminste tot april 2010 bewaard moeten blijven, ook als ze op dat moment ouder zijn dan 15 jaar. Op dit moment is nieuwe wetgeving in de maak waarin ook de bewaartermijn aan de orde komt. In afwachting van die nieuwe wetgeving adviseert de KNMG om de dossiers tot nader order te bewaren, ook na april 2010.

Meer informatie
Uitgebreide informatie over de bewaartermijn vindt u in hoofdstuk 1.9 van de KNMG-Richtlijnen inzake het omgaan met medische gegevens. U kunt dit document kosteloos downloaden via www.knmg.nl/publicaties/medischegegevens.

Vragen? KNMG Artseninfolijn
Heeft u een vraag van medisch-ethische of juridische aard, over KNMG-beleid of over uw loopbaan? Neem dan contact op met de KNMG Artseninfolijn. Deze dienst is gratis voor KNMG-leden. U kunt de KNMG Artseninfolijn bereiken via tel. 030 2823 322 (op werkdagen van 8.30 uur tot 17.00 uur) of via artseninfolijn@fed.knmg.nl. Op www.knmg.nl/artseninfolijn vindt u antwoorden op veelgestelde vragen aan de KNMG Artseninfolijn.

Beleidsregels HVRC 2010
De Huisarts, Verpleeghuisarts en arts voor verstandelijk gehandicapten Registratie Commissie (HVRC) heeft op 7 januari 2010 nieuwe beleidsregels vastgesteld. De beleidsregels treden in werking met ingang van de dag waarop ze zijn bekendgemaakt in Medisch Contact en werken terug tot 1 januari 2010.

De integrale tekst is te vinden op www.knmg.nl/popleiding & registratie/regelgeving/beleidsregels HVRC en kan ook worden opgevraagd bij het bureau van de registratiecommissies, Postbus 20054, 3502 LB Utrecht; hvrc.herregistratie@fed.knmg.nl, of telefoon 030 2823 906.

J. Stolk, secretaris HVRC