Dagelijks opinie, nieuws en achtergronden

Inloggen
naar overzicht
Suzanne Geerlings Loes Schouten
13 november 2013 6 minuten leestijd
video

De overdracht kan een stuk beter

Optimaliseren dienstoverdracht vraagt om praktische aanpak op maat

1 reactie

VEILIGHEID

Een goede dienstoverdracht bespaart tijd en voorkomt fouten bij de behandeling. Toch is er noch in de opleiding, noch in de praktijk veel aandacht voor. De Nederlandse Internisten Vereniging bracht de knelpunten in de huidige overdracht in kaart. Met een paar eenvoudige veranderingen valt veel te verbeteren.

Suzanne Geerlings, internist AMC: 'De overdracht is een heel belangrijk moment maar er wordt weinig tijd aan besteed in de opleiding en in de afspraken die maten onderling maken.'

Vrijdagmiddag, vijf over vijf. De dienstoverdracht is begonnen. Er druppelen nog een paar collega’s binnen terwijl de arts-assistent zijn patiënten aan de dienstdoende artsen van het weekend overdraagt.
Piepers gaan af. Collega’s verlaten de ruimte en komen weer binnen. Van de rust die nodig is om gestructureerd en bondig verhaal te doen én hiernaar te kunnen luisteren is maar beperkt sprake.

De dienstoverdracht is een essentiële schakel in de veiligheid en continuïteit van de zorg voor patiënten. Het is een dagelijks onderdeel van het artsenberoep maar krijgt relatief weinig aandacht in training en opleiding. Het lijkt een vaardigheid die iedere dokter vanzelfsprekend zou moeten hebben. Juist omdat de dienstoverdracht dagelijks voorkomt, biedt het verbeteren van de dienstoverdracht goede mogelijkheden tot het verbeteren van patiëntveiligheid. Een niet adequate overdracht leidt tot suboptimale afspraken, extra (zoek)werk tijdens de dienst, en meer kans op fouten bij de behandeling.

Verbeteracties
In de afgelopen jaren zijn in het buitenland diverse pilots uitgevoerd om overdrachten te verbeteren.1 De afdeling Interne Geneeskunde van het AMC heeft een vergelijkbaar project uitgevoerd.2 De Nederlandse Internisten Vereniging (NIV) heeft ‘actief bijdragen aan het verbeteren van patiëntveiligheid’ hoog op de agenda staan.

De methodologie voor het verbeteren van overdrachten is internationaal in ontwikkeling, maar nog niet algemeen beschikbaar voor de Nederlandse situatie en niet automatisch toepasbaar in elke praktijk. Dit is de reden dat de NIV-commissies Kwaliteit en Patiëntveiligheid het initiatief hebben genomen om in samenwerking met het CBO en zes vakgroepen Interne Geneeskunde een pilotdoorbraakproject te organiseren om bestaande (internationale) kennis en ervaring te bundelen en te testen in de Nederlandse context.3

Het project richtte zich op het verbeteren van dienstoverdrachten als instrument voor het optimaliseren van de continuïteit en veiligheid van zorg. Internisten werkten samen met arts-assistenten en verpleegkundigen aan het in kaart brengen van knelpunten in de huidige dienstoverdracht (medisch-inhoudelijk en organisatorisch), het analyseren van onderliggende oorzaken van niet-effectieve overdrachten en het identificeren en uitvoeren van verbeteracties. Het landelijke project werd begeleid door de NIV en het CBO.

Praktische aanpak
Het optimaliseren van de dienstoverdracht vraagt om een praktische aanpak op maat. Goede elementen van de overdracht blijven behouden, verbeterpunten worden opgepakt.

De geïdentificeerde verbeterinterventies verschilden per ziekenhuis. Ze moesten passen bij de lokale structuur en de cultuur van de afdeling en de organisatie. Eenvoudige veranderingen brachten veel teweeg.

Een poster ‘Niet storen tijdens dienstoverdrachten’ op de verpleegafdeling bracht rust en focus tijdens de dienstoverdracht. Het maakte duidelijk op welke tijden de artsen wel en niet bereikbaar zijn.

Het gezamenlijk opstellen van een eenvoudige gestandaardiseerde lijst bleek zeer behulpzaam bij het volledig en gestructureerd overdragen van (kritische) informatie. Ieder team koos zijn eigen weg: de één gebruikte een sticker op het patiëntendossier, de ander zakkaartjes en weer anderen kozen voor een poster aan de muur van de overdrachtsruimte.

Knelpunten
Het project bracht ook verrassende knelpunten naar voren. Zoals ‘spookpatiënten’: patiënten die net voor of tijdens de overdracht via andere specialismen opgenomen waren. Zij kwamen niet goed in beeld bij de dienstploeg en kwamen zodoende niet op de overdrachtslijst terecht.

Ook het ontbreken van eenduidige communicatie of het gebruik van ‘vage’ terminologie bleek ineffectief. Zo leverde de veel gebezigde term ‘langslopen’ de nodige discussie op. Want aanleiding en doel van het langslopen bij een patiënt bleven vaak onbesproken. De overdracht leverde de dienstdoende arts daarmee geen handvatten voor zijn handelen of het te bereiken resultaat op. De oplossing bleek eenvoudig: altijd aangeven met welk concreet doel een patiënt bezocht moet worden, en vermelden welke acties daar eventueel uit voortvloeien.

Zo ook met de term ‘palliatief beleid’; een veelvuldig gehanteerde term tijdens de dienstoverdracht, waarvan de concrete invulling vaak ontbreekt. Wat moet nu precies wel en niet gedaan of nagelaten worden, is het beleid besproken met de patiënt en diens naasten, waar zijn de afspraken genoteerd? Het focussen op een eenduidige informatieoverdracht leverde veel verbeterpunten op, die vaak de eigen vakgroep of afdeling overstegen.

Concrete afspraken
Een veel gekozen verbeteractie was het opstellen van anticiperend (als-dan-)beleid: informatie over problemen en complicaties die zich tijdens een dienst of het weekend kunnen voordoen en concrete afspraken over wat het medisch beleid dan moet zijn. Bijvoorbeeld: transfusie onder een afgesproken Hb-waarde. Dit beleid is voor de zaalarts en diens supervisor, die de patiënt goed kennen, makkelijker te bedenken dan voor een arts die niet bekend is met de (vaak complexe) problematiek van een patiënt, tijdens een drukke dienst.

Verbeteringen vragen continue aandacht. Eén team voerde na een korte instructie het als-dan-beleid in en turfde vervolgens het aantal patiënten bij wie het anticiperend beleid goed en concreet werd afgesproken. Aanvankelijk was een duidelijke verbetering zichtbaar, maar na verloop van een paar maanden daalde het percentage patiënten waarbij concrete afspraken werden gemaakt. De conclusie? Het is nodig om steeds opnieuw de aandacht vast en de urgentie hoog te houden. Niet eenvoudig te midden van de hectiek van de dagelijkse zorgpraktijk.

Duurzame verbetering
Ook het feit dat de zorg steeds in beweging is, levert uitdagingen voor het borgen van behaalde successen op. Zo zorgde het plakken van een heldergroene sticker met een checklist in de verpleegkundige status binnen het AMC voor een duidelijke verbetering van de weekendoverdracht. Door het invoeren van het elektronisch patiëntendossier (epd) raakte de ‘sticker’ echter in de ban; het toevoegen van een extra tabblad in het epd leidde niet tot hetzelfde resultaat. Waar de felgekleurde sticker in één oogopslag de aandacht trok, bleek het openen van een apart tabblad een extra drempel.

Een organisatorische verandering, zoals het oprichten van een grote short-stay-afdeling binnen de Interne Geneeskunde, bracht ook onvoorziene knelpunten in de informatieoverdracht met zich mee. Bij een steekproefsgewijze meting bleken juist daar veel hiaten in de overdracht te zijn. Bedden die meerdere malen per dag worden bezet. Patiënten die om 16.00 uur arriveren en het ziekenhuis om 22.00 uur diezelfde avond weer verlaten, hebben te maken met verschillende dienstdoende artsen. Dit vraagt om een op maat gesneden overdracht.

En dan de voortdurende wisselingen van arts-assistenten. Bij iedere nieuwe lichting vraagt het borgen van nieuwe werkwijzen aandacht en instructie. Voor duurzame verbetering is periodiek meten of monitoren, analyseren van onvolkomenheden en optimaliseren van het proces het devies. Van achteroverleunen na behaalde successen kan geen sprake zijn.

Handreiking
Tijdens het project werd duidelijk dat overdragen een vaardigheid is die specifieke aandacht vraagt. Gerichte scholing ontbreekt, terwijl de behoefte daaraan bij aiossen wel aanwezig is. Daarom werd een trainingsmodule voor arts-assistenten ontwikkeld. In de module staat een praktijkgerichte aanpak centraal. Er wordt aandacht besteed aan de competenties die nodig zijn voor zowel het zenden, maar ook het ontvangen van informatie tijdens de dienstoverdracht. Onderdeel van de training is het gericht observeren van de huidige dienstoverdracht, het formuleren van eigen leerdoelen en het gezamenlijk reflecteren op behaalde resultaten.

Het pilotproject richtte zich op vakgroepen Interne Geneeskunde, maar de dienstoverdracht is een belangrijke schakel voor elke vorm van patiëntenzorg, ongeacht het specialisme. De projectgroep heeft de opgedane kennis en ervaringen verzameld in een handreiking ‘Estafette in het ziekenhuis’. Deze handreiking én de trainingsmodule worden gepresenteerd in de Nationale Week voor de patiëntveiligheid van 18 tot en met 22 november. Vakgroepen en teams die de beschreven situaties herkennen en handvatten en inspiratie zoeken ter verbetering, kunnen met deze handreiking direct aan de slag op hun eigen afdeling.


Marian Tervoort, internist, Reinier de Graaf Groep

Petra van Gurp, internist, Radboudumc

Suzanne Geerlings, internist, AMC

Loes Schouten, senior adviseur, CBO


Contact: meelis@niv.knmg.nl; cc: redactie@medischcontact.nl

Geen belangenverstrengeling gemeld


Zie ook


Voetnoten

1. Joint Commission for transforming Healthcare. Facts about the Hand-off Communications
Project.
2. Smorenburg SM, Göbel B, Maaijer de PF, Geerlings SE. Ziekenhuiszorg buiten kantooruren.
Medisch Contant 2011; 66(12): 748-750.
3. Deelnemende vakgroepen Interne Geneeskunde: HagaZiekenhuis, Den Haag; Reinier de Graaf Groep, Delft; Academisch Medisch Centrum, Amsterdam; Ommelander Ziekenhuis Groep, Locatie Delfzijl; Jeroen Bosch Ziekenhuis, Den Bosch; Deventer Ziekenhuis, Deventer.

<b>Download dit artikel (PDF)</b>
video veiligheid patiëntveiligheid
Dit artikel delen
Op dit artikel reageren inloggen

Reacties

  • Drs Wim SCJM van der Pol RTAG, ziekenhuisapotheker en counselor, Delft 29-11-2013 00:00

    "De overdracht kan een stuk beter. Maar het onderzoek naar het probleem ook.

    Lezend over de knelpunten en de methodologie en de “duurzame” verbeteringen, vroeg ik me af in welk jaar het stuk geschreven is. Het is de methodologie uit het Kwaliteitsmanagement van de beginjaren van deze eeuw. Het enige nieuwe aan het artikel is het begrip “duurzame verbetering”, een ander woord voor “borging”.

    Het gaat om het begrip “overdracht”. Het is een moeilijk begrip. Het reikt verder dan het stokje overdragen, zoals in een estafette, waarin iets tastbaars wordt overgedragen. In het artikel gaat het om de dienstoverdracht, een overdracht van informatie. Het wordt geconcretiseerd met checklisten en een sticker, in een poging om de overdracht iets tastbaarder te maken. Het zwakke punt blijft, dat de patiënt zelf daarbij niet wordt gepresenteerd en overgedragen.

    De hectiek wordt als oorzaak voor een moeizame dienstoverdracht genoemd. Structuur en cultuur worden ook opgevoerd. Wanneer de auteurs daarmee aan willen geven dat de dienstoverdracht eigenlijk niet te veranderen valt, dan ben ik het met deze stelling eens.

    Het Kwaliteitsmanagement leerde, dat -indien verbeteringen niet leidden tot verbeteringen- de aanpassingen in het ontwerp gezocht dienden te worden. Anders. In een aantal commentaren in het Medisch Contact kunnen we over dat anders wel iets terugvinden. Zoals in de column van Bert Keizer (18-7-2013) over de Avonddienst. Hij mist ‘s nachts grijze haren in de instelling. Of in “Arts in Spe” (19-9-2013) over de Jonge Arts minder eenzaam ‘s nachts. Beide stukjes geven aan dat er ‘s nachts een ander ziekenhuis lijkt te ontstaan, waarin patiënten minder ziek behoren te zijn.

    Een vaste “nachtspecialist” is er (nog) niet. Met deze “specialisatie” komt de dienstoverdracht in een heel ander (dag)licht te staan en krijgen die nachtpatienten meer aandacht, die kampen met angst, infectie, hun circadiaanritme etc. Deze nachtopvang is een duurzame verbetering in plaats van het zoeken naar tijdelijke lapmiddelen.
    "

 

Cookies op Medisch Contact

Medisch Contact vraagt u om cookies te accepteren voor optimale werking van de site, kwaliteitsverbetering door geanonimiseerde analyse van het gebruik van de site en het tonen van relevante advertenties, video’s en andere multimediale inhoud. Meer informatie vindt u in onze privacy- en cookieverklaring.