‘We maken het artsen steeds makkelijker hun (her)registratie te regelen.’

Wat doet de KNMG voor u? En wie doen dat? In deze rubriek vertellen experts van de KNMG over hun werk.

Deze keer is dat Jeroen Hennevelt, adviseur Opleiding & Registratie, over het online systeem MijnRGS. Op dit moment regelen geneeskundige specialisten en profielartsen hun herregistratie online via dit systeem en maken aiossen en opleiders voor hun opleidingszaken gebruik van MijnRGS. In een volgende fase volgt het proces rond erkenningen van opleidingen en opleidingsinstellingen.

1. Wanneer krijgen artsen met de RGS te maken?

‘Iedere arts in opleiding tot geneeskundig specialist of profielarts moet zich registreren in de registers van de RGS. Specialisten en profielartsen moeten dat bovendien iedere vijf jaar opnieuw. In het verleden was aan die registratie of herregistratie een enorme papierwinkel verbonden. Formulieren invullen, per post verzenden, inclusief allerlei bewijsmateriaal. Vaak moest de arts weken wachten op een hopelijk positieve reactie.

Veel processen zijn inmiddels geautomatiseerd en we hebben MijnRGS geïntroduceerd, het digitale portaal waarmee de arts zelf de registratie of herregistratie regelt. Een kwestie van online invullen en uploaden. Meteen volgt feedback op wat men heeft aangeleverd. Door deze gestructureerde digitale aanlevering van informatie gaat de verwerking snel en is de herregistratie vlot geregeld.’

2. Klinkt goed; ging de introductie van MijnRGS van een leien dakje?

‘Nee, we hebben best wat kinderziektes gehad. In 2014 ging de eerste groep gebruikers aan de slag: de groep artsen in opleiding tot specialist. We hebben vooraf te weinig aandacht gehad voor de specifieke behoeften van deze gebruikers. Niet alleen het gebruikersgemak was niet van het niveau dat mensen in deze tijd verwachten, met vergaande automatisering van bijvoorbeeld online bankieren. Ook technisch waren er de nodige hobbels. Onder meer storingen die tot frustratie en ergernis hebben geleid.’

3. Is er op zo’n moment een ei van Columbus?

‘We hebben een gebruikersgroep uit het veld bij elkaar gevraagd. Die deden aanbevelingen en de aanpassingen hebben we doorgevoerd. Die gebruikersgroep is er nog steeds. We doen nu alles in overleg met die groep. En zij zijn in de lead: als zij vinden dat iets beter moet, dan doen we dat. Naast artsen zijn ook opleidingsinstellingen, -ondersteuners, leerhuismanagers, eigenlijk iedere partij die met ons te maken heeft, vertegenwoordigd.’

4. Wat is het laatste wapenfeit van MijnRGS?

‘We zijn het afgelopen jaar heel druk geweest met het digitaliseren van het proces herregistratie voor specialisten en profielartsen. Sinds 1 januari van dit jaar kan dat via MijnRGS. We hebben geleerd van het verleden. We hebben eerst met een paar honderd specialisten een pilot gedraaid, met veel positieve reacties tot gevolg. Zij vonden MijnRGS snel en gebruiksvriendelijk, omdat artsen altijd inzicht kunnen hebben in de status van hun aanvraag en hun persoonlijke dossier. De feedback die we kregen, hebben we allemaal verwerkt voorafgaand aan introductie.’

5. Jij was projectleider van het herregistratieproces; vervult het succes je met trots?

‘Ik geef toe: ik vond het spannend, 1 januari. Al hadden we vanuit de pilot een positief beeld. Maar ja, stel je voor dat de telefoons roodgloeiend hadden gestaan met de mededeling: “doe mij maar een papieren setje”. Maar de enige feedback die we krijgen, gaat over waarom er niet nog meer digitaal kan. We zijn dus alweer heel druk met het automatiseren van het volgende proces: erkenning van vervolgopleidingen en opleiders. Ik ben er trots op dat we hebben geleerd van eerdere ervaringen. En omdat het zo goed ontvangen wordt, hebben we het beste bewijs voor het bestaansrecht van MijnRGS.’