De klok tikt door

Vernietiging van patiëntendossiers dreigt

De WGBO heeft de privacy van de patiënt hoog in het vaandel. Volgens de wet moeten dossiers na tien jaar worden vernietigd. Dat is echter niet altijd in het belang van de patiënt. En ook het wetenschappelijk onderzoek kan baat hebben bij een langere bewaartermijn.

 Zoals bekend, bepaalt de in 1995 in werking getreden Wet inzake de geneeskundige behandelingsovereenkomst (WGBO) dat patiëntgegevens gedurende tien jaar bewaard moeten blijven. Na die termijn behoren deze gegevens in beginsel te worden vernietigd. Op grond van een overgangsbepaling in de WGBO is de plicht om bestaande patiëntendossiers die ouder zijn dan tien jaar te vernietigen uitgesteld tot 2005.
De afgelopen jaren is er discussie ontstaan over deze wettelijke bewaartermijn. Vanuit de patiëntenzorg en het medisch-wetenschappelijk onderzoek, maar ook door artsen- en patiëntenorganisaties is betoogd dat deze bewaartermijn te kort is. Momenteel zijn er initiatieven gaande om oplossingen te zoeken voor de gesignaleerde problemen.

Er wordt gestreefd naar criteria voor verantwoord bewaren, Foto: Frank Muller

Bescherming persoonsgegevens

De in de WGBO opgenomen bewaartermijn houdt verband met bepalingen uit nationale en internationale regelgeving op het gebied van de bescherming van persoonsgegevens. Samengevat houden deze bepalingen in dat een dossier alleen noodzakelijke en correcte gegevens mag bevatten en dat deze gegevens niet langer dan nodig mogen worden bewaard.

Om te voorkomen dat gegevens die van belang zijn voor de patiëntenzorg te kort worden bewaard, heeft de wetgever een bewaartermijn van tien jaar bepaald (tenzij de patiënt eerder om vernietiging vraagt). Na die termijn geldt de algemene regel dat men herleidbare gegevens slechts mag bewaren als dat nog altijd nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld. Die noodzaak moet dan wel kunnen worden aangetoond. Voor de praktijk van de gezondheidszorg betekent dit dat gegevens na tien jaar moeten worden vernietigd, tenzij er een beargumenteerde contra-indicatie is. Steeds vaker wordt betoogd dat de termijn van tien jaar te kort is. Door ontwikkelingen in de patiëntenzorg moeten bepaalde gegevens langer bewaard blijven. Maar dat niet alleen: ook onderzoek, bijvoorbeeld naar de langetermijneffecten van medicatie en andere medische interventies kan door het ontbreken van patiëntgegevens moeilijk of zelfs onmogelijk worden. Het is de vraag of deze problemen binnen deze wetgeving zijn op te lossen.

In een in juni 2000 verschenen signalement van de Gezondheidsraad wordt verslag gedaan van een workshop waarin deze problemen zijn besproken en waarin mogelijke oplossingen zijn verkend.1 In verschillende publicaties zijn de in dit signalement genoemde knelpunten uitgewerkt en aangevuld.2 3

Langer bewaren

De wetgeving - niet alleen de WGBO, maar ook de Wet bescherming persoonsgegevens (WB) - laat in bepaalde gevallen ruimte om patiëntgegevens langer dan tien jaar te bewaren. Zo kunnen de patiënt en de hulpverlener afspreken dat het dossier langer wordt bewaard. Ook kunnen wetenschappelijke verenigingen overzichten maken van soorten gegevens die, in het belang van de patiënt of (in het geval van erfelijke aandoeningen) zijn familie, langer dan tien jaar bewaard zouden moeten blijven. Deze beide opties zijn mogelijk door de WGBO-bepaling dat patiëntgegevens langer dan tien jaar moeten worden bewaard als dat redelijkerwijs voortvloeit uit ‘de zorg van een goed hulpverlener’. Deze bepaling biedt ruimte om op basis van overwegingen inzake patiëntenzorg langer te bewaren. Ook is het mogelijk om, met toestemming van de patiënt, herleidbare gegevens over te hevelen naar een registratie met een wetenschappelijk doel, zoals de Kankerregistratie. Nu reeds geeft zowel de WGBO als de WBP bovendien mogelijkheden om op basis van een geen-bezwaarregeling patiëntgegevens ter beschikking te stellen aan onderzoekers in gevallen waarin toestemming niet te verkrijgen is of een onevenredige inspanning vergt. Maar dan moeten die gegevens er natuurlijk wel zijn.

Het is van groot belang de bestaande mogelijkheden voor het langer bewaren van patiëntgegevens zo goed mogelijk te benutten. Dat was één van de aanbevelingen uit de genoemde workshop van de Gezondheidsraad. In het verlengde van deze workshop heeft de KNMG in oktober 2000 alle wetenschappelijke verenigingen geattendeerd op het signalement van de Gezondheidsraad en de daarin gedane aanbevelingen. De KNMG vroeg speciale aandacht voor de mogelijkheid om richtlijnen te geven voor de identificatie van soorten gegevens die in het belang van een goede patiëntenzorg (en onder de wettelijke vlag van ‘de zorg van een goed hulpverlener’) langer dan tien jaar behoren te worden bewaard. Hierop hebben ruim tien wetenschappelijke verenigingen inhoudelijk gereageerd. Deze reacties vertonen veel overeenkomsten. Algemeen geven zij aan dat ze een bewaartermijn van tien jaar te kort vinden. Een aantal verenigingen noemt specifieke gegevens die in het belang van de patiënt langer moeten worden bewaard. Het is van groot belang dat zij deze opvattingen omzetten in richtlijnen.4 Voorzover bekend, is dat echter nog niet of nauwelijks gebeurd.5 Dat het gaat om een zinvolle en haalbare activiteit, valt af te leiden uit de ervaringen van het Doetinchemse Slingelandziekenhuis. Dit ziekenhuis heeft per specialisme concrete richtlijnen opgesteld voor het (langer) bewaren van patiëntgegevens.6 Het verdient de voorkeur dat de medisch-specialistische verenigingen deze richtlijnen ontwikkelen. Het WGBO-implementatieproject dat binnenkort van start gaat, kan daarbij waar nodig ondersteuning bieden.

Wetenschap

De bestaande mogelijkheden van de wet bieden vooral ruimte voor langer bewaren in de context van de patiëntenzorg. Dat is natuurlijk ook van belang voor de mogelijkheid om wetenschappelijk onderzoek te doen. Hoe meer gegevens worden bewaard in het kader van de patiëntenzorg, hoe meer gegevens ook beschikbaar zijn voor onderzoeksdoeleinden. Helaas wordt de informatiebehoefte van wetenschappelijk onderzoekers hierdoor niet volledig gedekt. Het lastige is bovendien dat wetenschappelijke onderzoeksvragen maar zelden lang tevoren te bepalen zijn. Meestal blijken het belang en de noodzaak van onderzoek jaren na de introductie of toepassing van een medische interventie. Pas op dat moment is helder welke gegevens nodig zijn voor dat onderzoek. Vanuit het perspectief van het wetenschappelijk onderzoek is niet alleen van belang hoe artsen in de toekomst omgaan met het bewaren van gegevens, maar vooral ook het bewaarbeleid met betrekking tot bestaande dossiers. De klok die in 2005 afloopt, tikt dan ook voor onderzoekers luider dan voor hulpverleners.

Er is een tweesporenbeleid nodig. Enerzijds moeten wetenschappelijke verenigingen in richtlijnen vastleggen welke gegevens in het belang van patiëntenzorg langer moeten worden bewaard en moet men bestaande dossiers aan de hand daarvan screenen. Anderzijds is er beleid nodig ten aanzien van het behouden van bestaande dossiers die wellicht voor patiëntenzorg niet meer relevant zijn, maar voor toekomstig wetenschappelijk onderzoek wel. Het gaat dan niet om het bewaren van alle gegevens uit alle dossiers. Er zal een selectie moeten plaatsvinden aan de hand van diagnose, behandeling et cetera.2 Gesuggereerd is om op deze selectie de regel uit artikel

458 van de WGBO over het verstrekken van patiëntgegevens aan onderzoekers analoog toe te passen.1 Dat vereist een goede publieke informatie over het bewaren van geselecteerde gegevens ten behoeve van wetenschappelijk onderzoek, een redelijke en passende bescherming van de privacy en de mogelijkheid voor patiënten om tegen bewaring bezwaar te maken. Dan nog is het echter de vraag of de WGBO-regeling voldoende soelaas biedt. Mogelijk moet aan deze wet een specifieke bepaling betreffende het bewaren van patiëntgegevens voor wetenschappelijk onderzoek worden toegevoegd.7

Activiteiten

Er vinden momenteel twee activiteiten plaats die er (mede) op zijn gericht mogelijke knelpunten rond de bewaarproblematiek weg te nemen.

Op verzoek van het ministerie van VWS en onder auspiciën van een groot aantal koepelorganisaties in de zorg is een implementatieproject WGBO gestart. Dit project is een uitvloeisel van de evaluatie van de WGBO, waaruit bleek dat de vertaling van de wettelijke regels naar de praktijk op een aantal punten nog maar moeizaam verloopt. Het WGBO-implementatieproject moet de vertaalslag gaan maken tussen wet en praktijk. De KNMG coördineert het project. Merkwaardig genoeg liet de opdrachtgever van de WGBO-evaluatie de regeling van de bewaartermijn buiten beschouwing, maar in het implementatieproject komt dit onderwerp wel aan de orde. Er is een taakgroep ‘Dossier en bewaartermijnen’ ingesteld, die streeft naar de ontwikkeling van criteria voor verantwoord bewaren. Daartoe zal deze taakgroep nauw samenwerken met de wetenschappelijke en beroepsverenigingen. Uiteraard zal rekening worden gehouden met activiteiten die sommige verenigingen reeds hebben ontwikkeld. De inhoudelijke input (welke gegevens langer bewaren?) zal grotendeels van de wetenschappelijke verenigingen moeten komen. Het WGBO-implementatieproject kan zorgen voor de coördinatie en, rekening houdend met de wet, een format ontwikkelen dat wetenschappelijke en beroepsverenigingen behulpzaam kan zijn bij het vertalen van de inhoudelijke gegevens naar beleid. Het project heeft een looptijd van anderhalf jaar en zal in 2004 worden afgerond.8

Het implementatieproject is gericht op het verbeteren van de toepassing van de WGBO zoals deze nu luidt. Enige tijd geleden is de Commissie bewaartermijn medische dossiers van de Gezondheidsraad ingesteld.9 Deze commissie kijkt op een meer conceptuele manier naar de problematiek van de bewaartermijnen. Ze werkt de eerder gesignaleerde knelpunten nader uit, analyseert en beoordeelt de uitgangspunten die aan de wetgeving ten grondslag liggen en bestudeert de wijze waarop in andere landen de bewaartermijn is geregeld. Deze commissie neemt dus enige afstand van de WGBO en zou zelfs kunnen adviseren dat de regeling (enige) aanpassing behoeft. Het rapport van deze commissie wordt medio 2003 verwacht.

Op basis van de resultaten van deze beide activiteiten valt te zijner tijd te beoordelen of beleids- en/of wetsaanpassingen nodig zijn. Luidt het antwoord bevestigend, dan zouden die aanpassingen nog net voor het verstrijken van de WGBO-overgangstermijn in 2005 kunnen worden gerealiseerd.

Uitdagingen
De laatste jaren zijn serieuze zorgen geuit over de wettelijke bewaartermijn voor patiëntendossiers, niet alleen door hulpverleners en onderzoekers, maar bijvoorbeeld ook door patiëntenorganisaties en medisch administrateurs. De aangedragen voorbeelden van problemen die kunnen ontstaan door het vernietigen van patiëntendossiers zijn reëel genoeg om goed naar deze problematiek en naar de regelgeving daaromtrent te kijken. Daarbij gaat het niet alleen om de ruimte die deze wetgeving biedt of om mogelijke aanpassing daarvan, maar ook om de gehanteerde uitgangspunten. Ik heb eerder gesuggereerd de benadering van nu, waarin een gegeneraliseerd privacybelang centraal staat, te vervangen door of ten minste aan te vullen met een invalshoek die veeleer de zeggenschap van de patiënt zelf benadrukt.10 Dat zou ook de gelegenheid bieden eens te onderzoeken welke privacyaspecten de patiënt werkelijk ter harte gaan. Het zou mij niet verbazen als onder patiënten een breed draagvlak bestaat voor het langer bewaren van medische gegevens, niet alleen vanwege het eigen gezondheidsbelang, maar ook in het belang van het wetenschappelijk onderzoek. Daarbij kunnen ook de voor- en nadelen van de ontwikkelingen op het terrein van de ICT worden betrokken. Het gaat er niet om alle gegevens maar eeuwig te bewaren. Daar heeft niemand belang bij, ook onderzoekers niet. Er zal altijd een selectie nodig zijn. Maar het is wel voorstelbaar dat de balans tussen bewaren en vernietigen in het licht van de geschetste ontwikkelingen verschuift. De klok tikt, maar er is nog even tijd. Het is echter wel belangrijk die tijd zo goed mogelijk te besteden door optimaal de mogelijkheden te benutten die de wetgeving thans biedt (richtlijnontwikkeling door medisch-wetenschappelijke verenigingen) en door de uitgangspunten en opzet van een mogelijke toekomstige regeling te doordenken.

prof. mr. J. Legemaate,
hoogleraar gezondheidsrecht, Erasmus MC Rotterdam, en juridisch adviseur/beleidscoördinator gezondheidsrecht KNMG Utrecht

Correspondentieadres: j.legemaate@fed.knmg.nl

SAMENVATTING

l Als een behandeling tien jaar of langer geleden is beëindigd, behoren op basis van de WGBO patiëntendossiers vanaf 2005 te worden

vernietigd.

l Ontwikkelingen op het gebied van zowel patiëntenzorg als wetenschappelijk onderzoek pleiten eerder voor een langere bewaartermijn.

l De WGBO biedt mogelijkheden voor langere bewaring, vooral als het gaat om patiëntenzorg. Die mogelijkheden zijn nog niet optimaal benut.

l Op twee manieren (het WGBO-implementatieproject en een

commissie van de Gezondheidsraad) wordt geprobeerd knelpunten inzake bewaren/vernietigen weg te nemen.

l Niet uitgesloten is dat aanpassing van de wetgeving gewenst is.

Referenties

1. Gezondheidsraad. De bewaartermijn van medische gegevens. Uitgave 2000/15, Den Haag.  2. Leeuwen FE van, Schornagel JH. Bewaren of vernietigen? Het belang van het dossier voor de patiënt van gisteren en morgen. Ned Tijdschr Geneeskd 2001; 10: 455-60.  3. Wiersma J, Hutter JM. Vernietiging van medische dossiers in de psychiatrie: een zorgelijke ontwikkeling. Ned Tijdschr Geneeskd 2001; 10: 453-5.  4. Roscam Abbing HDC. Verantwoord omgaan met bewaartermijn medische gegevens. Ned Tijdschr Geneeskd 2001; 22: 1090-1.  5. Zoals ook wordt geconstateerd in het regeringsstandpunt inzake de evaluatie van de WGBO (Tweede Kamer, 2001-2002, 28 000 XVI, nr. 14, p. 16). De regering hoopt dat het WGBO-implementatietraject hierin verbetering kan brengen.  6. Helmer FMM, Buiting HPJ. Ziekenhuis ontwikkelt criteria voor verantwoorde bewaartermijn. Medisch Contact 1999; 19: 691-4.  7. Ploem C. Wetenschapsbeoefening en belemmerende privacywetgeving: de wetgever in balans? Den Haag: SDU, 2002.  8. Voor nadere informatie over dit project kan men zich wenden tot de projectcoördinator bij de KNMG, mw. mr. R. de Roode, tel. 030 2823911, e-mail

r.de.roode@fed.knmg.nl

  9. Van de commissie maken deel uit: deskundigen op het terrein van patiëntenzorg, onderzoek, ethiek, recht, patiëntenbelangen en informatisering. De auteur van dit artikel is voorzitter van de commissie.  10. Legemaate J. Een andere kijk op bewaartermijnen? Zorg & Verzekering 2001; 10: 874.